Почему в расчёте тортов калькулятор Priceloom.com превосходит таблицы Excel

Рассчитаем один и тот же "Шоколадный бисквитный торт с коньяком (1,2кг)" в онлайн калькуляторе и в электронных таблицах.

Торт будет состоять из трех полуфабрикатов: бисквит молочный, сироп коньячный и крем "шоколадный пломбир". Будем одновременно вводить данные в ячейки таблицы эксел и веб-приложения Priceloom.com.

Создание списка ингредиентов

Сначала введем все ингредиенты, необходимые для приготовления 500 грамм молочного бисквита. В столбиках таблицы укажем: наименование ингредиента, единицу измерения, цену, количество и итог. Ячейки в столбике итог будут рассчитываться по формуле: цена * количество.

Введем те же ингредиенты в онлайн калькулятор Priceloom.com. Сделать это можно через пункт меню "Материалы", нажав кнопку "+Мат". Таким образом мы добавляем новые ингредиент.

В открывшемся окне, для создаваемого продукта, вводим: название, единицу измерения и закупочную цену.

После ввода всех продуктов и их стоимости, мы увидим полный список в том же разделе "Материалы". Этот список, в будущем, возможно расширится у вас до нескольких сот наименований. Чтобы в таком списке быстро находить нужный ингредиент, используйте поиск, который найдет подходящий вариант, даже по части введенного названия.

Возможно при первом вводе продуктов в Priceloom, вы затратите на 10-20% больше времени, но в отличие от таблиц эксел, все продукты теперь будут находиться в одном месте и вы их будете использовать для остальной вашей продукции. Прочитайте до конца и вы поймете, почему при постоянном использовании калькулятора, вы будете обгонять, в скорости работы, excel в разы.

Создание и расчет полуфабриката

Создадим теперь сам полуфабрикат "Бисквит молочный". Для этого, в пункте меню "Материалы", нажмем кнопку "+Спец". Рецепты, как для полуфабрикатов, так и для готовой продукции в онлайн калькуляторе называются "Спецификации". Поэтому по нажатию это кнопки мы создаем новую спецификацию на молочный бисквит.

В открывшимся окне, создания новой спецификации, находятся три блока: описание спецификации поз.1 (наименование, единица измерения и примечание), состав спецификации поз.2 (будем её заполнять) и таблица подбора поз.3 (в ней видим ингредиенты, которые мы ввели на предыдущем шаге).

Заполняя описания, необходимо, помимо названия и примечания, ввести единицу измерения. В таблице эксел мы указывали продукты в расчете на 0,5 кг готовой продукции (бисквита). Такая единица измерения была взята в эксел под конкретный торт и использовать 0,5 кг в последующих расчетах будет не очень удобно. Поэтому я укажу единицу измерения "кг" и буду умножать все наши ингредиенты, введенные в таблицу excel на два.

Теперь необходимо выбрать нужные ингредиенты из таблицы подбора, указать количество и добавить в таблицу состав спецификации. Искать очень просто через поиск. В результате создаем спецификацию молочного бисквита.

После сохранения, можно просмотреть структуру спецификации. Для этого нажмите соответствующую иконку или зайдите в описание спецификации и кликните по ссылке "Просмотреть структуру спецификации".

В открывшемся окне "Структура спецификации" видим список всех ингредиентов, используемых для приготовления 1 кг бисквита молочного, их цену и стоимость в нашей спецификации. И конечно же отображается общая стоимость продуктов, необходимых для приготовления 1 кг полуфабриката, которая составляет 229 рублей.

Помимо бисквита, необходимо составить спецификации на сироп и крем. В экселе это выглядит так:

Вводим тоже самое в онлайн калькулятор. Обратите внимание, мы вводим только те ингредиенты, которых у нас еще небыло. И например, сахар, используемый в спецификации коньячного сиропа вводить больше не нужно. Он у нас уже есть в списке. Мы его использовали ранее в спецификации бисквита.

Если вы рассчитаете несколько разных наименований тортов, то при создании каждой последующей спецификации, вносить необходимо будет все меньше новых продуктов, так как практически все ингредиенты с ценами, наверняка уже будут в вашем списке онлайн калькулятора. Вы не будете тратить на это время и достаточно будет просто включать их в новую спецификацию.

Подобно тому, как мы вводили ингредиенты и составляли спецификацию на полуфабрикат "молочный бисквит", создаем на два новых полуфабриката. В результате получаем еще две спецификации следующей структуры:

Расчёт цены готового торта

Теперь составим спецификацию на готовый продукт "Шоколадный бисквитный торт с коньяком".

Эксел-формат расчёта готовой продукции:

И в калькуляторе Priceloom.com создаем спецификацию на готовый торт точно так же, как создавали ранее на полуфабрикаты. В спецификацию добавляем три полуфабриката в нужном количестве.

Откроем структуру спецификацию торта. Видим, что все упорядочено и разложено по полочкам.

С этого момента наш онлайн калькулятор начинает превосходить эксел, по скорости работы с ним, в прогрессии.

В Excel с каждым новым тортом, количество данных увеличивается и ими становится все сложнее управлять, не допустив ошибку. В калькуляторе priceloom, наоборот, используя поле "поиска", при составлении новых спецификаций, вы практически не заметите разницу первую или сто первую спецификацию создаете. С каждом новым продуктом, вам придется все меньше и меньше вносить новых ингредиентов в калькулятор. Вы всегда можете визуально просмотреть любую спецификацию полуфабриката или готового изделия и не допустить ошибки.

Допустим вы предприниматель, и хотите продавать этот торт в разной фасовке.

Например: 0,6 и 2,4кг.

Существует два способа создания спецификаций для новых изделий:

1. Пересчитать и внести в новую спецификацию эти же три полуфабриката, только в других количествах.

2. Использовать рассчитанный торт, массой 1,2 в качестве донора для создания таких же тортов новой массы.

Первый вариант логичен и понятен. В спецификации торта другого веса, используются те же полуфабрикаты, только в другом количестве. Если вы, продавая торты, в цене материалов хотите отразить и цену упаковки, то вам нужно использовать только этот вариант создания спецификаций. Для этого добавьте новый материал, например "Контейнер для торта", желательно с указанием параметров в его наименовании (размеров). После чего внесите его в спецификацию торта.

Если упаковка не учитывается в стоимости торта, можно использовать более простой, второй вариант. Например для получения стоимости продуктов торта 0,6кг, мы используем готовый торт 1,2кг в количестве 0,5 шт. В этом случае, при создании новой спецификации используем только одну позицию:

Структура спецификации торта 0,6кг:

Точно так же создаем спецификацию на Шоколадный бисквитный торт с коньяком весом 2,4 кг, указав в спецификации торт 1,2 кг в количестве 2 шт.

Здесь и далее online калькулятор Priceloom.com очень гибок в своих возможностях. Нужно лишь подобрать удобный для себя способ использования калькулятора.

Пользуясь поиском, отфильтруем наши торты в пункте меню "Материалы". Для каждого из наименований торта мы видим стоимость продуктов, необходимых для его изготовления.

Допустим изменилась цена на "Сахар", который раньше стоил 55руб/кг. Сейчас стал стоить 62руб/кг. Открываем позицию "Сахар" на редактирование и вносим новую цену, вместо старой. И сохраняем новое значение.

Теперь снова, с помощью поиска, отфильтруем наши три торта. Видим, что стоимость материалов на каждый из них изменилась. Калькулятор автоматически пересчитал стоимость измененной цены на сахар в каждой спецификации и вывел новые цены.

Если в калькуляторе у вас будет пятьдесят или сто пятьдесят позиций кондитерских изделий, то изменив стоимость даже одного наименования сырья, произойдет пересчет всех полуфабрикатов и готовой продукции, где это сырье используется!

Создание формулы для расчета себестоимости

Стоимость материалов - это не себестоимость. Себестоимость должна включать все затраты на производство готовой продукции. Калькулятор использует простой способ расчета себестоимости, зная стоимость одних только продуктов. Для расчетов потребуется ввести формулу. Это достаточно просто, сейчас предложу несколько вариантов формулы, выберете наиболее подходящий для себя и используйте его в расчетах своей продукции или создайте свою собственную формулу:

1 вариант: увеличивать стоимость материалов [mat] на какой-то процент. Например все затраты на производство единицы продукции вы оцениваете в 230% стоимости продуктов. В этом случае формула расчета себестоимости будет очень простая: [mat]*2.3

2 вариант: например вы платите кондитеру за изготовления торта. Для этого введите новую переменную в формулу, например [zp] - зарплата кондитера, руб. Которую будете вводить для каждого изделия. К сдельной оплате можно привязать все затраты на изготовление одного изделия. Получится примерно такая формула: [mat]+[zp]*3. В этой формуле видно, что предприятие несет затраты, кроме зарплаты за изготовления кондитеру, еще примерно две таких же суммы.

3 вариант: кондитерские изделия, как правило, хранятся в холодильнике, соответственно потребляют электроэнергию. Хотите учитывать это в формуле - нет проблем. Добавьте соответствующую переменную, например [el] - электроэнергия, руб. В результирующей формуле будем считать и сдельную зарплату и электроэнергию для каждого торта. Выглядеть она может например так: [mat]+[zp]*3+[el]

Как видите, ваша формула может быть абсолютно любой с любыми переменными. Переменная [mat] - стоимость материалов, создана по умолчанию. Ее автоматически считает калькулятор для каждой спецификации. Она всегда присутствует в формуле.

Остальные переменные на ваше усмотрение.

Главная задача формулы - мгновенно "перепрыгнуть" от стоимости материалов к себестоимости. Чем точнее вы ее подберете и составите, тем точнее будет рассчитываться себестоимость.

Создание формулы расчёта себестоимости

Формула составляется единожды и используется для всей вашей продукции. Покажу на примере, как создать формулу [mat]+[zp]*3+[el].

Заходим в правое верхнее меню и кликаем по пункту "Формула"

Создание формулы происходит в три шага: добавление переменных, составление формулы, тестирование и сохранение.

Шаг 1. Добавили две переменные.

Шаг 2. Составление формулы

Составляем формулу [mat]+[zp]*3+[el] из наших переменных

Шаг 3. Тестирование и сохранение формулы

Прежде чем сохранить формулу, нужно убедиться, что её калькулятор воспринимает правильно и производит правильный расчет. Для этого введем в пустые поля некоторые значения и жмем кнопку тестировать. Если расчет выполнен успешно и значение расчёта совпадает с ожидаемым, то можно сохранить формулу. Кнопка "Сохранить" появляется на месте кнопки "Тестировать", если тест проходит удачно.

Если формула настроена правильно, больше к ней возвращаться не нужно!

Расчёт себестоимости и розничной цены торта

Теперь можно смело добавлять нашу продукцию из раздела "Материалы" в раздел "Прайс-лист", в котором для нашей продукции, помимо стоимости материалов, еще будет отражена себестоимость и розничная цена.

Находим, с помощью поля поиска, нашу продукцию и кликаем по иконке "бирочка" или того же эффекта можно добиться зайдя в просмотр продукции и кликнув внутри ссылку "Добавить спецификацию в прайс-лист".

Открывается новое окно, где мы должны ввести значения, созданных нами переменных формулы и ввести розничную наценку. Допустим на электроэнергию мы потратим 10 рублей (хранение в холодильнике), заплатим 70 рублей зарплаты кондитеру и сделаем наценку на себестоимость 50%. И нажимаем сохранить. Все эти цифры взяты исключительно для примера.

Добавляем два оставшихся торта в прайс-лист и посмотрим, что получилось. В прайс-листе мы видим нашу продукцию, для каждой из которых показана: цена материалов, себестоимость продукции и розничная цена, по которой мы ее можем продавать.

Создание заказов

Из продукции, находящейся в прайс-листе, теперь можем создавать заказы. Все аналогично созданию спецификации. Создаете новый заказ, кликнув по кнопке "+Заказ". Даете название заказу и добавляете торты, которые будут входить в него. Жмете сохранить.

После чего можете просмотреть аналитику по заказу. Узнать максимальную скидку, которую можете сделать клиенту, просмотреть список продуктов, которые требуются для изготовления тортов включенных в заказ и так далее.